Vì sao dự báo nhu cầu sản xuất quan trọng đến vậy?
Để giữ vị thế trên thương trường, nhà sản xuất phải nhanh chóng thích ứng với thị trường biến động cũng như liên tục đem đến những sản phẩm chất lượng và dịch vụ đột phá đến khách hàng. Vì vậy, họ cần đến dự báo nhu cầu sản xuất.
Dự báo nhu cầu sản xuất là một phần của hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) để dự toán số lượng nguyên vật liệu sản xuất, và tiên liệu thói quen mua sắm của khách hàng để tối ưu hóa lượng hàng tồn kho mà vẫn đáp ứng được nhu cầu khách hàng. Dự báo được dựa trên dòng thời gian, là một trong những phương pháp dự báo phổ biến nhất, lấy dữ liệu lịch sử để đưa ra dự báo tương lai. Tuy nhiên, phương pháp này lại bỏ qua các yếu tố ngoại sinh trong quá trình sản xuất dựa trên số lượng nhu cầu trong những kì trước.
Nó cho phép kỹ sư sản xuất kết hợp các tình huống giả định trong kế hoạch sản xuất của mình và đưa ra các hoạt động thích hợp để đảm bảo mục tiêu sản xuất. Các hoạt động đó được bắt đầu từ số liệu dự toán, vì vậy dự đoán nhu cầu ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của công việc lập kế hoạch sản xuất và quản lý rất nhiều quy trình và hệ thống trong doanh nghiệp như bán hàng, sản xuất, tài chính, cung ứng và phân phối.
Dự đoán nhu cầu sản xuất là công cụ chính cho các nhà sản xuất xác định chính xác tỷ lệ cung ứng hàng hóa tối ưu nhất là bao nhiêu, từ đó xây dựng ra kế hoạch mua vật liệu tương ứng để giữ mức sản xuất ở mức vừa đủ, cắt giảm chi phí. Hơn nữa, dự báo nhu cầu cũng góp phần tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận nội và ngoại trong suốt quá trình sản xuất, chẳng hạn như bộ phận Bán hàng và Sản xuất. Ví dụ, hoạt động quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng đều liên quan đến việc lên kế hoạch sản xuất và lưu trữ hàng hóa để đối phó với nhu cầu biến động của thị trường. Bộ phận sản xuất luôn cần thông tin dự báo từ bộ phận Bán hàng và Marketing để sản xuất vừa đủ đáp ứng nhu cầu thị trường và từ đó, cân bằng lại nguồn cung cầu của sản phẩm đó.
Dự báo nhu cầu sản xuất: những gì bạn cần
Sau đây là những thông tin đầu vào đặc trưng thường dùng để dự báo nhu cầu sản xuất:
- Xu hướng mua hàng trong quá khứ: Dữ liệu từ 2-5 năm trước thường sẽ được sử dụng để phân tích hoạt động bán hàng.
- Dự báo từ nhà cung cấp: hiểu rõ được xu hướng từ các nhà cung cấp để thích ứng với mọi hoàn cảnh một cách linh hoạt.
- Thay đổi theo mùa: lượng hàng bán ra sẽ nhiều hơn vào một vài thời điểm nhất định trong năm, vì vậy nhà sản xuất cần những thông tin này để đưa ra kế hoạch sản xuất thích hợp. Hơn nữa, những yếu tố khác như vòng đời vật liệu thô cũng nên được bao gồm khi phân tích.
- Hạn chế hoặc quy tắc của doanh nghiệp Tái kiểm tra và tái xác định những hạn chế của chu trình sản xuất, chẳng hạn như giới hạn dung lượng kho bãi để cân nhắc xem số lượng sản xuất bao nhiêu là thích hợp nhất.
Độ chính xác của dự báo sẽ tùy thuộc hầu hết vào độ chính xác của những thành phần trên. Mặc dù nhà sản xuất có thể sử dụng nhiều phương pháp dự báo khác nhau tùy theo góc độ chủ quan hay khách quan, nhưng giữa số liệu dự báo và số liệu thực luôn tồn tại khoảng cách. Khoảng cách càng cao, thì độ chính xác của dự báo càng thấp.
Làm thế nào để gia tăng độ chính xác của dự báo nhu cầu sản xuất?
Chìa khóa giúp dự báo nhu cầu sản xuất chính xác: Cải thiện sự cộng tác trong quá trình dự báo
Sự cộng tác là rất cần thiết khi nhà sản xuất tính toán số lượng nhu cầu sản xuất có liên quan đến nhiều yếu tố như:
- Nhu cầu trong quá khứ, bao gồm xu hướng, các sản phẩm tương tự, và yếu tố thời vụ
- Xu hướng kinh tế vi mô và vĩ mô.
- Khuyến mãi và quảng cáo.
- Giới thiệu sản phẩm mới và các hoạt động của đối thủ.
- Kiến thức và sự đánh giá riêng biệt từ những người tham gia vào chuỗi cung ứng và phân phối.
Bằng cách cải thiện cộng tác giữa các bộ phận với nhau, nhân viên sẽ được cung cấp những dữ liệu trên một cách nhanh chóng, và thông qua các buổi thảo luận và sửa đổi, nhà sản xuất có thể dự đoán nhu cầu sản xuất cho từng dòng sản phẩm.
Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp VN đều sử dụng Excel để xử lý dữ liệu phục vụ cho việc dự báo nhu cầu sản xuất, nhưng công cụ này không được đặc biệt thiết kế để thu thập và xử lý số lượng lớn dữ liệu, chia sẻ dữ liệu giữa nhiều nhân viên hay theo dõi việc nhập liệu của từng cá nhân. Điều này buộc người dùng phải tự thỏa thuận hoặc đưa ra giả định trong quá trình làm việc và có thể gây ra rắc rối lớn.
Vì vậy, cải thiện sự cộng tác trong doanh nghiệp bằng cách triển khai một hệ thống ERP có khả năng kết nối các bộ phận trong và ngoài sẽ là chìa khóa để gia tăng độ chính xác trong dự báo nhu cầu sản xuất. Sự cộng tác giữa nội bộ sẽ cung cấp bất kì thông tin lịch sử cũng như thị trường; và cộng tác giữa doanh nghiệp và các nhân tố bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng) sẽ cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn về thị trường bên ngoài chẳng hạn như đơn đặt hàng, dự báo đặt hàng theo định kỳ hoặc sự thỏa thuận để đưa ra dự báo chính xác hơn. (Xem bảng)
| Cộng tác bên trong doanh nghiệp | Cộng tác bên ngoài doanh nghiệp |
| Tự động thu thập dữ liệu từ bất kỳ hệ thống nào (CRM, Quản lý tài chính….)Nhập dữ liệu từ Excel và nguồn khác vào hệ thốngCho phép người dùng cấp cao truy cập trực tiếp vào dữ liệuCho phép người dùng truy cập vào một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất trong quá trình sản xuấtCung cấp quyền tùy chỉnh truy cập cho người dùng bên ngoài (đối tác, khách hàng VIP…)Hợp nhất dữ liệu vào cơ sở dữ liệu gốc hoặc cấp bậc dữ liệu khác để cung cấp cái nhìn tổng quan cho quản lý cấp cao.Có khả năng so sánh dữ liệu từ bất kỳ công đoạn nàoCó khả năng theo dõi dữ liệu để lập báo cáo và kiểm tra/phân tíchCho phép truy cập vào bất kỳ dữ liệu mong muốn nào | Cung cấp các cổng trên web dành cho nhà cung cấp để dễ dàng xác định tiến độ sản xuấtCó khả năng sắp xếp, tổ chức và kết hợp quy trình bán hàng và dịch vụ khách hàng.Liên kết các cổng khách hàng, nhà cung cấp và nhà sản xuất để gia tăng hiệu suất sản xuất.Cung cấp các mô hình cộng tác và phân tích để tối ưu hóa quy trình ra quyết định và thực hiện chiến lược. |
Tất cả các doanh nghiệp sản xuất cần xây dựng một cơ cấu hợp tác sâu sắc hơn và phong phú hơn, giúp họ kết hợp chặt chẽ nhiều chức năng khác nhau trong doanh nghiệp, liên kết các tài nguyên bên trong và bên ngoài vào hệ thống nội bộ của bạn và hoạt động như một cá thể hợp nhất để tối ưu hóa quy trình dự báo nhu cầu sản xuất, và từ đó, thành công trong môi trường kinh doanh đầy biến động này.
Những câu hỏi thường gặp về dự báo nhu cầu sản xuất
Các yếu tố nào ảnh hưởng đến nhu cầu sản xuất?
- Yếu tố kinh tế: Tình trạng kinh tế của một quốc gia hay một khu vực có thể ảnh hưởng đến nhu cầu sản xuất. Nếu nền kinh tế đang phát triển mạnh, nhu cầu sản xuất sẽ tăng lên để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng.
- Yếu tố chính trị: Tình hình chính trị ổn định sẽ tạo ra môi trường đầu tư thuận lợi, kích thích hoạt động sản xuất và tăng nhu cầu sản xuất. Ngược lại, một tình hình chính trị không ổn định có thể làm giảm nhu cầu sản xuất.
- Yếu tố xã hội: Nhu cầu sản xuất phụ thuộc vào nhu cầu tiêu dùng của người dân. Sự thay đổi trong thói quen tiêu dùng, xu hướng và nhu cầu thị trường cũng ảnh hưởng đến nhu cầu sản xuất.
- Yếu tố công nghệ: Công nghệ mới, phát triển đột phá trong quá trình sản xuất có thể tăng năng suất sản xuất, giảm chi phí sản xuất, kích thích nhu cầu sản xuất.
- Yếu tố môi trường: Những quy định mới về bảo vệ môi trường và an toàn lao động có thể ảnh hưởng đến quy trình sản xuất, tăng chi phí sản xuất và ảnh hưởng đến nhu cầu sản xuất.
- Yếu tố cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh trực tiếp hoặc gián tiếp có thể ảnh hưởng đến nhu cầu sản xuất. Sự cạnh tranh mạnh mẽ có thể làm giảm nhu cầu sản xuất và áp lực giảm giá bán sản phẩm.
Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của dự báo nhu cầu sản xuất?
- So sánh kết quả dự báo với thực tế: Kiểm tra và so sánh giữa kết quả dự báo với thực tế để xác định độ chính xác của dự báo. Nếu kết quả dự báo gần giống với thực tế, có thể kết luận rằng dự báo đã đạt hiệu quả.
- Đánh giá độ chính xác: Sử dụng các chỉ số như tỉ lệ lỗi tuyệt đối (MAD), tỉ lệ lỗi tương đối (MAPE) để đánh giá độ chính xác của dự báo. Các chỉ số này càng thấp thì dự báo càng chính xác.
- Đánh giá mức độ đột phá: Mức độ đột phá của dự báo được đánh giá dựa trên khả năng đưa ra thông tin quan trọng và mới mẻ giúp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.
- Đánh giá tính ứng dụng: Đánh giá tính ứng dụng của dự báo, xem nó có đáp ứng được các nhu cầu kinh doanh của công ty hay không.
- Đánh giá chi phí: Đánh giá chi phí của quá trình dự báo nhu cầu sản xuất để xem liệu việc thực hiện dự báo có đáng đầu tư hay không.
Để đánh giá hiệu quả của dự báo nhu cầu sản xuất cần xác định các tiêu chí đánh giá phù hợp và thực hiện các bước kiểm tra và so sánh để đưa ra kết luận.
Làm thế nào để cải thiện quy trình dự báo nhu cầu sản xuất?
Để cải thiện quy trình dự báo nhu cầu sản xuất cần tập trung vào đầu vào dữ liệu, chọn phương pháp dự báo phù hợp, cập nhật và điều chỉnh dự báo thường xuyên, sử dụng công nghệ và phần mềm hỗ trợ, và tăng cường đào tạo và chia sẻ kiến thức.
- Thu thập dữ liệu đầy đủ và chính xác: Điều quan trọng nhất trong quy trình dự báo là đầu vào dữ liệu. Vì vậy, cần đảm bảo thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu liên quan đến nhu cầu sản xuất.
- Áp dụng các phương pháp dự báo phù hợp: Các phương pháp dự báo khác nhau sẽ phù hợp với các tình huống khác nhau. Chọn phương pháp dự báo phù hợp và đảm bảo thực hiện nó đúng cách.
- Cập nhật và điều chỉnh dự báo thường xuyên: Nhu cầu sản xuất có thể thay đổi liên tục. Vì vậy, cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh dự báo để đảm bảo tính chính xác và ứng dụng.
- Sử dụng công nghệ và phần mềm hỗ trợ dự báo: Công nghệ và phần mềm hỗ trợ dự báo có thể giúp tăng tính chính xác và độ chính xác của dự báo. Nên sử dụng các công cụ này để giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình dự báo.
- Tăng cường đào tạo và chia sẻ kiến thức: Đào tạo và chia sẻ kiến thức giúp tăng cường năng lực và kỹ năng của nhân viên liên quan đến dự báo nhu cầu sản xuất, từ đó giúp cải thiện quy trình dự báo.
Những rủi ro nào có thể xảy ra trong quá trình dự báo nhu cầu sản xuất?
- Rủi ro về dữ liệu: Dữ liệu thu thập không đầy đủ hoặc không chính xác có thể dẫn đến dự báo không chính xác. Ngoài ra, nếu dữ liệu không được cập nhật đều đặn thì dự báo có thể lỗi thời.
- Rủi ro về phương pháp dự báo: Nếu chọn sai phương pháp dự báo hoặc không sử dụng phương pháp đúng cách, dự báo có thể không chính xác.
- Rủi ro về động lực sản xuất: Những yếu tố không dự báo được như thời tiết, chiến tranh, đợt khủng hoảng kinh tế, sự cố trong quá trình sản xuất, v.v. có thể ảnh hưởng đến nhu cầu sản xuất và dẫn đến dự báo không chính xác.
- Rủi ro về đánh giá hiệu quả: Dự báo không phù hợp với thực tế hoặc không đảm bảo hiệu quả về mặt kinh tế có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp.
- Rủi ro về quản lý rủi ro: Nếu không quản lý rủi ro và lên kế hoạch cho những tình huống xấu, doanh nghiệp có thể mất tiền và tiếp tục không đáp ứng được nhu cầu sản xuất của khách hàng.
Các rủi ro khi dự báo nhu cầu sản xuất có thể đến từ dữ liệu, phương pháp dự báo, động lực sản xuất, đánh giá hiệu quả và quản lý rủi ro. Do đó, cần có chiến lược phù hợp và quản lý rủi ro để giảm thiểu tối đa các rủi ro này.
Làm thế nào để cân bằng giữa nhu cầu sản xuất và nguồn cung trong quá trình sản xuất?
Để cân bằng giữa nhu cầu sản xuất và nguồn cung trong quá trình sản xuất, có thể thực hiện các biện pháp sau:
- Nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu thị trường để đánh giá nhu cầu của khách hàng và đưa ra dự báo nhu cầu sản phẩm trong tương lai.
- Quản lý tồn kho: Quản lý tồn kho hiệu quả để đảm bảo nguồn cung đủ và tránh lãng phí tài nguyên.
- Quản lý chất lượng sản phẩm: Đảm bảo chất lượng sản phẩm để giữ được lòng tin của khách hàng và tăng cường nhu cầu mua hàng.
- Tăng cường quản lý sản xuất: Tăng cường quản lý sản xuất để tăng hiệu quả sản xuất và giảm thiểu thời gian sản xuất.
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Tối ưu hóa quy trình sản xuất để tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất.
- Hợp tác với các nhà cung cấp: Tăng cường hợp tác với các nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung đủ và giảm thiểu chi phí.
- Tăng cường thông tin và truyền thông: Tăng cường thông tin và truyền thông để đảm bảo thông tin về sản phẩm và nhu cầu của khách hàng được cập nhật đầy đủ và kịp thời.
Để cân bằng giữa nhu cầu sản xuất và nguồn cung trong quá trình sản xuất, cần thực hiện các biện pháp để quản lý sản xuất, tối ưu hóa quy trình sản xuất, tăng cường hợp tác với các nhà cung cấp và tăng cường thông tin và truyền thông.
